【IT168 方案】为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题，微软推荐企业采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理，并帮助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。基于Microsoft Office System的微软文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档声明周期的各个环节有效管理。帮助客户提高文档制作效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，降低管理和运营成本。向使用微软技术的合作伙伴提供基于Microsoft Office System进行快速定制、整合、配置等附加电子文档解决方案。整个方案适用于各企业、机构中的文控中心和档案管理中心以及企业中各个部门和工作团队的文档库和文档协作。

　　Ø 解决方案架构和功能

　　l 解决方案架构

　　系统包含应用层、基础服务层、系统层三个层次功能，来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求。整个方案的总体架构图如下：

　　图示1：解决方案架构图

　　l 解决方案功能演示

　　在这个界面中，用户可以使用文档导航树来进行文档导航浏览。通过点击导航树的节点，浏览到相关的文档信息。在文档列表中，用户可以对文档进行各种操作，如图2所示。

　　图2：面向知识管理的多维度文档浏览

　　为了获取更大的灵活性，文档的导航方式采用了由管理员自定义每个导航节点的方式进行。管理员可以在后台的导航节点维护界面中，直接以树形结构定义每个导航节点，如图3所示。

　　图3：文档导航节点定义

　　发布流程模块有效的控制了用户对新文档的发布。内容审批者可以有效的对即将发布的内容进行审批，防止非法或不当的内容被发布到系统中，如图4所示。

　　图4：发布流程

　　Ø 解决方案优势

　　基于Microsoft Office System的微软文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，具有以下几点主要优势：

　　l 提供标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率

　　微软文档管理解决方案帮助客户规范文档结构和模板，使员工可以高效、标准地创建专业文档，提高文档制作效率。

　　l 统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴

　　微软文档管理解决方案提供了一个协同工作平台，加强了文档的集中管理和控制能力。并提供了灵活的、可视化的、可定制的文档审批工作流程。

　　l 降低文档和信息的安全风险

　　微软文档管理解决方案能够严格控制企业文档和信息的访问权限，防止机密信息泄露，降低安全问题所带来的运营风险。

　　l 基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用

　　微软文档管理解决方案提供灵活的信息分类和全文检索能力，可以有效地连接企业现有的业务系统，实现企业信息再利用，极大限度地节省人工成本。