【IT168 方案】葡萄城的预算控制和费用报销解决方案针对企业加强费用内控的需求，运用灵活的工作流程支持企业资金管理，协助决策者控制每一笔预算资金的分配并了解其最终使用结果。利用流程进行费用审批的另一项优势是缩短费用报销周期，提高相关工作人员效率，加快企业资金流转。

　　Ø 预算控制和费用报销解决方案针对企业如下问题：

　　l 预算失衡——资金流向不明，管理者不了解钱究竟花在何处

　　? 各地广告投放和市场推广活动不尽相同，推广组合形式复杂且变化多样，变动费用难以监管;

　　? 固定办公费用中存在大量浪费，节流成为企业在严峻经济环境下必须考虑的课题。

　　l 手工操作效率低——预算和报销的审批周期冗长，存在大量重复劳动

　　? 员工报销需多个部门审批以及主管签字核准，一旦相关人员出差在外，流程常常被迫中断;

　　? 由于大公司自上而下进行预算分配，遇突发状况需要紧急追加预算，手工操作不能及时响应;

　　? 员工需要先手工填写单据交给主管及财务审核，流程结束后财务还要将单据逐一输入财务系统，整个报销过程充斥大量重复劳动;

　　? 受审批流程和财务处理速度双重制约，资金支付严重滞后于业务发生。

　　Ø 系统架构

　　l 采用B/S(Browser/Server)形式，用户只需安装IE浏览器即可访问系统;

　　l 使用Form和Windows域帐号集成两种登录方式，满足出差在外人员和办公室人员的不同需求;

　　l 葡萄城工作流平台用以部署复杂的审批流程节点;

　　l 采用Microsoft Reporting Service灵活定制报表;

　　l 利用模块权限及数据权限控制为系统提供安全保证。

　　Ø 功能描述

　　系统主要包括三大模块：预算流程管理、费用报销支付流程管理、业务单据流程管理

　　l 预算管理 系统提供办公等固定费用和用于促销等变动费用的管理。当申请人提交预算申请时，系统会自动提示已经使用的金额。超出预算的部分，系统自动进入超预算流程，将申请提交给更高级别的审批人。

　　l 报销管理 系统将报销的手工流程电子化，单据都在线填写并进行审批，系统会自动将员工的申请单据与报销单据进行关联，供审批者核实。系统自动发送邮件提醒审批者及时批阅回复，并在审批结束后自动进入下一个流程。

　　l 业务单据管理 系统提供三种单据查询方式，普通员工和管理者根据各自的权限设定可对已提交的单据进行分类查询，便于随时查看费用报销进展情况。对于驳回的申请，系统采取两种处理方式，员工可选择作废单据，也可参考驳回意见对单据进行修改后再提交。对后一种情况，系统自动生成新的单据并作废前一张单据，但是在新的单据中会保留已作废单据的链接，方便审批者查看单据为何被驳回。

　　Ø 客户收益

　　预算控制和费用报销解决方案不仅实现了无纸化办公的理想，更在以下三个方面为企业带来收益：

　　l 提高工作效率

　　审批过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。

　　l 提升审批透明度

　　系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同，可查询自己权责范围之内的所有差旅办公、产品专项开发费用等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。另外，系统还能统计员工审批被拒绝的概率，从而提醒审批者着重考察信用额度较差的员工。

　　l 降低运营成本

　　系统设有的费用预算管理这一功能项，按年度、季度规划个人、部门费用预算，包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，加强对费用的监控力度，从各方面降低企业总体运营成本。