建立管理战略是第一步
从根本上而言，电子邮件只不过是发送者同接受者之间的一种交流工具。如果IT部门要解决垃圾邮件问题，首先必须从接收方着手。企业的邮件使用政策必须明确规定允许每个人交流的类型。如果你不希望行政人员成天给其亲友发邮件，销售人员经常向公司其他同事转发收到的每条笑话，那么就要确保让他们意识到这样做有违公司规定。
企业文化决定了在电子邮件使用制度中这些策略的执行程度。金融服务机构的规定通常限制严格，给用户留有很少的自由空间；而大学里的有关制度则相对自由宽松些。企业对员工首先要做的就是告诉他们在内外部交流时可接收信息的范围。一些企业员工通常在发邮件时复制所有人的地址，这样使得接收方会将之误认为垃圾邮件。此外，员工还应学会尽量不要将其邮件地址发布到不熟悉的网站上，因为这样很容易成为垃圾邮件列表捕获的对象。
在反垃圾邮件战役中，系统管理员的角色举足轻重。在诸如“联系我们”等HTML网页上所列的邮件地址是垃圾信息制造者最大的目标。有一种叫做“spider”的软件可以用来扫描网站上的邮件地址，然后将之列入垃圾信息攻击行列。因此系统管理员应该尽可能地去掉文本形式的邮件地址，并且考虑用数字GIF图象来迷惑垃圾制造者。
