二、自己邮箱服务器，在有必要的时候对于邮件进行追踪

　　对于企业员工发送的每封邮件进行追踪，这虽然是一个比较笨的方法，但确是一种很有效的方法。据笔者所知，就有很多人栽在这里。

　　如笔者认识一家为客户提供管理咨询的企业，他们要求，在工作期间，内部员工不能再任何情况下，把客户的情况提供给任何的外部人员。但是，他们公司有一名员工却违反了这个规则。在未经授权的情况下，把他们客户的一些情况通过邮件泄露给了第三方。虽然泄露出去的资料无法挽回，但是，网络管理员还是通过邮件追踪，发现了这名员工的违规行为。企业马上把他除名了。

　　其实，类似的情况很多。如有的员工，把企业的邮箱当作文件中转站，把一些大容量的附件，如照片等等都放在邮箱服务器上，占用了宝贵的邮箱空间。再如，有的员工把自己企业的工资表等信息发送给自己的朋友，使得企业的工资待遇外泄。更有甚者，把企业的客户信息发送给竞争对手，从而从中牟利。这些违规情况，在企业中可以说是屡见不鲜。而邮箱服务器则为他们提供一个很好的作案工具。

　　笔者认为，通过电子邮件追踪的话，虽然不能够从根本上解决这些问题，但是，可以在事后及时的发现问题，对于采取弥补措施争取时间；而且，发现一个处理一个，也有敲山震虎的作用的。再怎么说，总比放任不管的好。

　　一般来说，现在企业常用的有两种邮件追踪的方法。

　　第一种方法，是专门采用一些网络监听工具，如现在很多软件公司，提供了一种叫做“网络管家”的软件。通过这种软件，可以实时的监控企业内部员工跟互联网通信的内容，除了电子邮件以外，还包括即时通信工具、网页等等。这是一个比较综合性的网络监控工具。当然，企业要使它的话，也需要支出一笔可观的软件费用。

　　第二种方法是针对企业采取了内部邮箱服务器来说的。基本的解决思路就是，对于企业发送或者接收的每封邮件，都自动备份到一个特定的文件夹，或者自动转发给一个特定的邮件地址。然后，相关稽核人员就定时的在那边查看邮件，看看是否有一些机密的文件信息，员工违规的发给其他人员。

　　对于内部邮件追踪的话题，笔者还要唠叨几句。

　　一是在没有必要的情况下，不需要对所有的员工进行邮件监控。毕竟邮件监控需要花费比较大的精力，而且，对于邮箱服务器来说，对于每封邮件都进行转发或者备份的话，也比较花费邮箱服务器的资源。

　　二是在事先最好能够让员工知道邮件监控的存在，如此的话，可以给他们一个警示的作用。毕竟，我们采用邮箱监控的话，目的在于限制企业员工把一些机密信息泄露出去，给企业造成损失；而不是在窥视企业员工的隐私。在员工上岗时就让他们明白邮件监控的存在，可以让他们对自己的行为比较自律。

　　三是若采用邮箱服务器监控的话，最好就是全面禁止外部邮箱，除非你采用了诸如网络管家之类的网络监控软件。如果你是在邮箱服务器实现邮件监控的，那么，你就必须禁止企业用外面的邮箱服务器发送邮件，否则的话，这个追踪策略就会失去意义，企业员工可以方便的采用互联网上的邮箱服务器来发送邮件，而绕过这个管理策略。