有效控制内容显然是好事。但是与其他所有IT投资相比，这个项目的重要性如何？ECM是否比其他投资更重要呢？证明表明，不管是哪一种形式的内容管理，都被认为是战略性投资领域。摩根·斯坦利银行开展的CIO调查显示，CIO和IT主管一致把文档管理软件列在最重要的开支项目中。ECM的主要组件已由“小众产品”变成主流产品。大型的应用软件、基础架构和存储厂商都把注意力转移到了这个软件类别。这显然表明了它对公司的重要性。所以，问题是“到底有多紧迫？”要不要现在投资于ECM？要不要等市场成熟起来、等大型厂商提供管理非结构化内容的解决方案？

    答案是否定的。有几个重要的驱动因素在推动用户采用内容管理技术。它们用三个C来表述：合规（compliance）、整合（consolidation）和协作（collaboration）。各自有不同的紧迫程度和关注重点。

    正如前面所述，合规是一个重要的驱动因素。如果没有确保本组织遵守法规，那么损失最大的是首席执行官（CEO）和首席财务官（CFO）。如果没有遵守监管法规，两者都面临诉讼。寻找一款有效的合规解决方案是CFO的职责，对他来说，这项工作刻不容缓。在某些行业，最后期限已迫在眉睫。在公共行业，欧洲的大多数政府要求政府部门和地方当局使用网络——不仅仅向市民发布信息，还要能够主动与市民互动，并进行交易。在美国，《萨班斯－奥克斯利法案》对CFO和CEO在公司治理方面规定了严格要求。在金融服务行业，致力于风险监管的《巴塞尔新资本协议》早就规定要在2005年/2006年之前遵守法规。证券交易委员会在商业信件归档方面的法规自上世纪30年代以来就有了，如今范围扩大到了电子邮件和永久存储介质。内容管理对帮助组织遵守法规起到了关键作用。

    整合是第二大驱动因素。这往往是CIO的责任。CIO关注的是通过利用IT系统，以最低的价格提供最好的服务。IT方面的投资到了创记录的高度，而且丝毫没有减少的迹象。不过预期要求也在随之提高。CIO需要尽可能降低成本，于是在寻找降低成本的方法。ECM系统可以降低总体成本，从而让CIO可以做到这一点。用户不必运行不同系统来管理文档、丰富媒体、数字内容、协作内容和记录；ECM带来的机会是可以用标准存储库来管理所有这些内容，并提供一套适用于多种内容类型的内容、流程和存储库管理服务。因而，CIO可以为内容部署基于标准的单一基础架构，而不必支持多个系统。规模经济效应日益明显，从而减少了总体成本。另外，ECM系统比过去变得更易扩展。存储库可以存储超过10亿个的对象，响应时间不到1秒。这意味着，ECM系统足以挑战作为以内容为中心的交易操作系统的大型机，比如抵押贷款申请、保险索赔或贷款处理等交易。

    最后，CEO需要提高公司业务效率、新产品的成功率以及供应链的响应能力。业务流程管理和协作技术有助于实现这些目标。有了ECM，就能够在图形化建模环境下设计业务流程，业务流程可包括现有流程、协作工作区以及整合外部系统。设计的流程输入到流程引擎，该引擎可执行、监控及管理业务流程和工作序列；自动评估业务规则；在合适的时间为相应的系统、群组或者个人指派流程任务；并且提供对性能调整和合规计划而言很重要的审计数据。可以建立与业务流程相对应的协作工作区，并且协调供应商、合作伙伴和客户的活动。可通过易于使用的Web界面来获取及共享计划、任务和结果。如果组织机构把协作与关键业务流程联系起来，就能加强客户关系、优化供应链，并且加快新产品的创新及引入。

    所以，CIO要不要现在部署这项技术呢？如果旨在获得竞争优势，答案是肯定的。如今的技术足够稳健，会起到重要作用。