假设你已确信自己需要部署ECM技术，那么首先应采取什么方法呢？应当在整个组织启动大规模部署项目、就像上世纪90年代末实施ERP系统那样？还是采取循序渐进的方法、逐个部门部署ECM，确认重要场景以及各阶段要实现的目标，然后在整个公司逐步建立起来（即“小处着手、大处着眼以及迅速执行”的策略）？答案是这两种方法都可以。逐步部署ECM显然有某些优势，因为这让你可以关注一批特定的要求、通过预算审批，并且尽快获得回报。

    那么你从何处开始呢？首先，要确认最主要的投资方面。是不是需要遵守行业法规，并且部署审计跟踪记录、电子签名和内容使用期限至关重要的合规控制系统？如果是这样，就要先部署文档管理系统，可能还要辅以记录管理。也许你最重要的需求是，更有效地管理与供应商和合作伙伴间的关系。业务流程管理和协作工作区有助于满足这个需求。另一方面，如果你最紧迫的任务是改进面向客户的网站的质量和功能，那恐怕需要从万维网内容管理入手。内容管理系统对以内容为中心的关键业务流程而言必不可少，有许多这样的例子：目录管理、政策制订、新帐户开设、衍生工具处理、标准操作程序管理、发票（或索赔或申请）处理，等等。同样要确认最迫切的需要，着眼于先部署ECM。

    有些公司全面地看待ECM，试图一开始就在整个企业部署内容管理骨干系统。这类公司把ECM看成是一项基础架构技术，正如看待关系数据库或ERP系统那样。他们可能会逐个部门地开始部署，但已明确定义目标：整合这些部门，以便跨业务流程来利用内容。很少有战略性业务流程局限于某个部门，或者没有重要的非结构化内容。有远见的公司明白这种情况。

    有一点很显然。极少有组织只部署一个内容管理应用软件。经验表明，大多数大中型企业首次尝试后，至少部署另外三套以内容为中心的应用软件。另一个要点是：将来，你肯定会在不止一个的业务领域部署某种形式的ECM。一旦你这么做，将来会希望跨系统充分利用内容。

    如果你使用不同的ECM组件，很可能面临集成难题以及大笔的额外费用。因为如果部署了多个仅仅彼此“沟通”的应用软件来支持各种内容管理要求，还会面临以下众多负担：多个发布周期、成员与安全模式、数据库、对象模型以及审计跟踪记录，还有孤立存储库、平台认证以及集成松散、架构脆弱的多个同步点。这种方法增加了总体拥有成本（TCO），因为这需要众多技能、特别是IT方面的技能，增加了支持异步产品发布的管理成本，还增加了结合来自不同系统的报告和审计跟踪记录的管理成本。另外，所有这些系统上的多个同步点降低了性能，并增加了系统故障风险，而且极难生成单一的审计跟踪记录以便遵守法规。

    所以，你在考虑个别的内容管理要求时，要始终着眼于如何充分利用最初的选择、扩展到其他部门及其他业务流程。比方说，首先可以部署记录管理应用软件来确保遵守政府法规；但是下一个应用软件很可能需要支持拥有非结构化内容的CRM应用软件。确保利用统一内容管理服务来支持确保两个应用软件不是更有效吗？

    借助这种方法，就可以充分利用统一的代码库，而且只有单一的成员和安全模式、单一的数据库和对象模型、单一的审计跟踪记录以及单一的管理控制台。可满足所有内容管理要求的统一平台其部署及管理成本较低，不需要太多的培训；需要管理的界面和集成点也比较少。集成点减少后还可提供卓越的性能和可靠性，从而减小系统故障风险。统一安全模式和审计跟踪记录以及单一管理控制台有助于提高系统的安全性，不但划分了更明确的责任，还提供了更好的可见性。